Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania o AkceptujFaktury.pl — moduł akceptacji faktur zintegrowany z Symfonia Finanse i Księgowość w ramach Intuiti Integrator KSeF do Symfonii.
Czym jest AkceptujFaktury.pl?
AkceptujFaktury.pl jest w pełni zintegrowany z programem Symfonia Finanse i Księgowość i stanowi część rozwiązania Intuiti Integrator KSeF do Symfonii. To moduł webowy pełniący rolę panelu akceptacji kosztów. Właściciel lub uprawniony użytkownik ma wgląd do faktur i może nadać im status (do akceptacji / zaakceptowany / wyjaśniany / odrzucony), aby poinformować księgowość o zasadności kosztu. Nadany status jest widoczny w Intuiti Integrator KSeF, co umożliwia sprawne zaksięgowanie dokumentu w Symfonii FK.
Dla kogo jest to rozwiązanie?
Dla użytkowników Symfonia Finanse i Księgowość, biur rachunkowych oraz firm, w których potrzebna jest szybka i prosta akceptacja faktur kosztowych — bez wdrażania złożonych systemów obiegu dokumentów.
Czy mogę wysyłać faktury do KSeF?
Nie. AkceptujFaktury.pl (podobnie jak Intuiti Integrator KSeF do Symfonii) umożliwia wyłącznie pobieranie i przeglądanie faktur z KSeF, które zostały tam wcześniej umieszczone przez system sprzedażowy. Do wysyłania faktur do KSeF używa się innych narzędzi (np. Symfonia eBiuro, Fakturownia.pl, inFakt.pl, SzybkaFaktura.pl i inne systemy wystawiające faktury elektroniczne).
Czy wymaga instalacji po stronie użytkownika?
Sam moduł AkceptujFaktury.pl działa w przeglądarce i nie wymaga instalacji. Jeśli natomiast chcesz księgować dokumenty bezpośrednio w Symfonii FK, potrzebna jest dodatkowo aplikacja desktopowa Intuiti Integrator KSeF do Symfonii — https://intuiti.pl/integrator-ksef/.
Czy mogę samodzielnie dodać lub zmienić treść statusów dokumentów?
Nie. Statusy dokumentów są stałe: do akceptacji, zaakceptowany, wyjaśniany, odrzucony — nie podlegają edycji ani dodawaniu własnych wartości przez użytkownika.
Jakie są sposoby logowania do aplikacji?
Dwa: logowanie FTP (adres serwera + NIP + login/hasło FTP) oraz logowanie kontem AF (e-mail + hasło do serwisu, z samoobsługowym odzyskiwaniem hasła i możliwością dostępu do wielu firm jednym kontem). Szczegółowe porównanie i instrukcję przejścia między nimi znajdziesz w rozdziale „Dwa sposoby logowania: FTP a konto AF" instrukcji obsługi.
Jak przejść z logowania FTP na logowanie kontem AF (AkceptujFaktury.pl)?
Tak, to możliwe — krok po kroku:
Ważne: rola Administratora jest przyznawana od razu przy rejestracji, jeśli test połączenia FTP się powiedzie — ale konto i tak nie zadziała, dopóki nie potwierdzisz kodu z e-maila (weryfikacja e-mail jest obowiązkowa dla każdego konta). Jeśli zarejestrujesz się bez podawania danych FTP, konto również zostanie utworzone — po weryfikacji trafisz na stronę ustawień konta, gdzie możesz samodzielnie dopisać własne dane FTP później (to nie nadaje roli Administratora — tę rolę nadaje wyłącznie poprawny test FTP w momencie rejestracji) albo poczekać, aż administrator udostępni Ci firmę. Pełny opis różnic między oboma sposobami logowania znajdziesz w instrukcji obsługi, w rozdziale „Dwa sposoby logowania: FTP a konto AF”.
Czym jest tryb DEMO?
To gotowe konto firmy demonstracyjnej z przykładowymi danymi — pozwala przetestować przeglądanie dokumentów, zmianę statusów, operacje grupowe, archiwizację i podgląd faktur bez konieczności konfigurowania własnego serwera FTP. Uruchamiany przyciskiem „DEMO” na ekranie logowania.
Czy mogę mieć dostęp do wielu firm jednym kontem?
Tak — zależy to od konfiguracji katalogu startowego konta FTP (albo, przy koncie AF, od tego, które firmy zostały mu udostępnione). Dokładny mechanizm i ograniczenia opisuje osobna instrukcja „Struktura katalogów FTP i dostęp użytkowników”.
Jakie protokoły transmisji są obsługiwane i które zalecacie?
System obsługuje trzy protokoły: FTP (nieszyfrowane, zalecane tylko do testów), FTPS (TLS) (klasyczny FTP zabezpieczony certyfikatem TLS/SSL, popularny na hostingach komercyjnych) oraz SFTP (SSH-2) — rekomendowany standard w środowisku produkcyjnym. Z nieszyfrowanego FTP należy zrezygnować w produkcji. Dokładny opis konfiguracji znajdziesz w instrukcji obsługi, w rozdziale o logowaniu.
Jak zabezpieczane są dane logowania i transmisja?
Czy mogę logować się kluczem SSH zamiast hasłem?
Obecnie nie — logowanie do SFTP odbywa się loginem i hasłem. Wymagania dot. logowania kluczem możemy zrealizować w ramach aktualizacji/wdrożenia na życzenie. Dla wysokiego poziomu bezpieczeństwa rekomendujemy: SFTP/FTPS, silne hasła, whitelistę IP oraz konta serwisowe o minimalnych uprawnieniach.
Czy muszę trzymać faktury na serwerze FTP cały czas?
Nie. Wszystkie dokumenty pobrane z KSeF są bezpiecznie przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur i mogą być w każdej chwili ponownie pobrane — nie ma potrzeby ich dublowania ani tworzenia lokalnych kopii zapasowych.
Czy serwis AkceptujFaktury.pl pobiera faktury z KSeF?
Tak. Bezpośrednio z poziomu aplikacji webowej, z menu KSeF ▾ → Pobierz z KSeF, dostępne jest okno „KSeF 2.0 – Import faktur”, w którym wybierasz obszar dokumentów (Zakup/Sprzedaż) oraz zakres dat. Aplikacja obsługuje trzy środowiska KSeF: PROD (produkcyjne), DEMO i TEST. Szczegóły opisuje instrukcja obsługi w rozdziałach „KSeF 2.0: pobieranie faktur” oraz „Ustawienia KSeF: token i certyfikat”.
Jak skonfigurować autoryzację do KSeF (token czy certyfikat)?
W Ustawieniach firmy, zakładka „KSeF 2.0”, wybierz metodę autoryzacji: Token (prostsze — wklejasz token wygenerowany w aplikacji podatnika KSeF) albo Certyfikat (logowanie XAdES, wymaga pary plików certyfikat + klucz prywatny). Obie metody można przetestować przyciskiem „Testuj token”/„Testuj certyfikat”. Pełny opis krok po kroku — patrz instrukcja obsługi.
Czy nadal potrzebuję aplikacji desktopowej Intuiti Integrator KSeF?
Do samego pobierania i przeglądania faktur z KSeF — niekoniecznie, może to zrobić sama aplikacja webowa. Aplikacja desktopowa Intuiti Integrator KSeF do Symfonii pozostaje potrzebna, jeśli chcesz zaksięgować dokumenty bezpośrednio w programie Symfonia Finanse i Księgowość.
Czym różnią się obszary Zakupy i Sprzedaż?
Zakupy to pełny widok roboczy z obiegiem statusów (do akceptacji / zaakceptowany / wyjaśniany / odrzucony), operacjami grupowymi i menedżerem kolumn. Sprzedaż to celowo uproszczony widok przeglądowy sprzedanych faktur — bez obiegu statusów, bo tu nie ma decyzji „czy przyjąć ten koszt”. Szczegóły w instrukcji obsługi.
Czy mogę wprowadzać koszty spoza KSeF (paragony, faktury zagraniczne)?
Tak — służy do tego obszar „Inne dokumenty”: wgrywasz plik PDF (do 50 MB), opisujesz koszt (nazwa, opis, wartość, data, rodzaj wydatku) i korzystasz z tego samego 4-stanowego obiegu statusów co w Zakupach. Ten obszar jest wciąż w końcowej fazie dopracowywania, ale już w pełni użyteczny.
Czy dokumenty przeniesione do Archiwum można przywrócić?
Nie — przeniesienie do Archiwum jest jednokierunkowe, w interfejsie nie ma przycisku przywracania. Archiwum to widok tylko do podglądu; dokument zachowuje swój status i historię.
Czy mogę zobaczyć podgląd faktury bez zamykania listy dokumentów?
Tak — przełącznik „Podgląd” w pasku narzędzi Zakupów i Sprzedaży otwiera trwały panel boczny z podglądem faktury, obok listy. Kliknięcie dowolnego wiersza aktualizuje ten podgląd.
Jak przebiega wdrożenie w praktyce?
Konfigurujemy Integrator (pobieranie z KSeF), dostęp do serwera (FTP/FTPS/SFTP), mapowanie firm po NIP, role użytkowników i test pełnego obiegu: pobranie → wgląd → status → Integrator → księgowanie w Symfonii FK.
Czy moduł wymaga osobnej licencji?
Nie. AkceptujFaktury.pl to element pakietu Intuiti Integrator KSeF do Symfonii i jest aktywowany wraz z wdrożeniem Integratora.
Czy pomagacie skonfigurować serwer FTP/FTPS/SFTP u Klienta?
Tak — oferujemy wsparcie konsultacyjne i wdrożeniowe przy konfiguracji serwera po stronie Klienta (konta, prawa dostępu, struktura katalogów po NIP, testy połączeń). Zalecenie: główną konfigurację najlepiej realizuje obecny dział IT Klienta — gwarantuje to zgodność z politykami bezpieczeństwa i szybsze zarządzanie w przyszłości. My dostarczamy wytyczne i checklisty.
Jakie minimalne wymagania po stronie serwera?
Czy wspieracie również IT w ramach wdrożenia?
Tak — oferujemy wsparcie konsultacyjne i wdrożeniowe przy konfiguracji serwera również dla zespołów IT (konta, prawa dostępu, struktura katalogów po NIP, testy połączeń). Zalecenie: główną konfigurację najlepiej realizuje obecny dział IT Klienta.
Jaki jest koszt wsparcia technicznego?
Koszt wsparcia technicznego to 275,00 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę czasu pracy konsultanta. Instalacja i konfiguracja aplikacji desktopowej Intuiti Integrator KSeF do Symfonii wykonywana jest w ramach zakupionej subskrypcji — liczba godzin w ramach subskrypcji wynosi 2 rbg.