AkceptujFaktury.pl występuje w dwóch wariantach: takim, w którym dokumenty leżą w bazie danych, i takim, w którym leżą jako pliki na serwerze FTP. To jedyna różnica u podstaw — ale wynika z niej cała reszta: kto odpowiada za kopie zapasowe, jak szybko działa wyszukiwanie, czy da się akceptować faktury z telefonu i co zostaje, gdy subskrypcja się skończy.
- plik zostaje plikiem
- kopie zapasowe po Twojej stronie
- szyfrowany transport: FTPS / SFTP
- wyszukiwanie zapytaniem, nie listowaniem
- akceptacja z telefonu
- treść zaszyfrowana w spoczynku
Gdzie znajdują się dane faktury
W wersji na serwerze FTP plik XML faktury trafia do katalogu firmy na Twoim serwerze FTP/FTPS/SFTP. Aplikacja łączy się z tym serwerem, listuje katalogi i pobiera dokument w chwili, gdy ktoś chce go zobaczyć. Serwer plików jest jednocześnie miejscem wymiany danych z Integratorem KSeF do Symfonii.
W wersji bazodanowej ten sam XML trafia do tabeli w bazie MySQL aplikacji. Aplikacja czyta wiersz zamiast pliku. Serwer FTP przestaje być potrzebny do przechowywania — pozostaje wyłącznie tam, gdzie służy do wymiany plików.
| Wersja na serwerze FTP | Wersja bazodanowa | |
|---|---|---|
| Dane faktury | plik XML w katalogu firmy | wiersz w tabeli bazy danych |
| Czego potrzebujesz | serwera FTP/FTPS/SFTP | niczego po swojej stronie |
| Kopie zapasowe treści | po Twojej stronie | po stronie dostawcy |
| Praca z telefonu | nie | tak |
| Dokument czytelny bez aplikacji | tak — to zwykły plik | przez eksport |
„Serwer FTP" znaczy cztery różne rzeczy
Kiedy pada zdanie „wolimy trzymać dane u siebie", warto dopytać, co dokładnie znaczy „u siebie". W praktyce spotykamy cztery układy i różnią się one bardziej, niż wygląda:
- Własny serwer w firmie. Dane nie opuszczają budynku. Za dostępność, aktualizacje i kopie zapasowe odpowiadasz w całości Ty.
- Serwer wewnętrzny w serwerowni grupy. To samo, tylko odpowiedzialność leży po stronie działu IT, a nie księgowości. Zwykle najlepszy wariant, jeśli taki dział istnieje.
- Wynajęty VPS. Masz pełną kontrolę nad konfiguracją, ale maszyna stoi u dostawcy i to on odpowiada za sprzęt oraz łącze.
- Konto FTP u hostingodawcy. Najszybciej i najtaniej — i jednocześnie wariant, w którym dane leżą u firmy trzeciej.
Wynajęte konto FTP u zewnętrznego hostingodawcy daje obowiązki samodzielnego utrzymania i profil zaufania firmy trzeciej naraz. To wciąż sensowny wybór — ale z innych powodów niż „dane zostają u nas". Jeśli argumentem jest polityka bezpieczeństwa mówiąca, że dokumenty nie opuszczają infrastruktury organizacji, to spełniają ją tylko dwa pierwsze warianty z listy.
Co daje baza danych
Szukanie. Odnalezienie faktury po kontrahencie, kwocie albo fragmencie numeru to w bazie jedno zapytanie. Na serwerze plików trzeba wylistować katalogi i sięgnąć po pliki. Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie różnicy nie zauważysz. Przy kilku tysiącach widać ją przy każdym otwarciu listy.
Praca z telefonu. Wersja mobilna istnieje wyłącznie w modelu bazodanowym i nie jest to arbitralna decyzja produktowa. Połączenie z serwerem FTP to kilka rund komunikacji zanim w ogóle pojawi się lista plików — na firmowym łączu to ułamek sekundy, na telefonie w terenie to czekanie, którego nikt nie zaakceptuje. Akceptacja faktury z telefonu ma sens tylko wtedy, gdy dane są pod ręką od razu.
Szyfrowanie: co daje, a czego nie daje
W wersji bazodanowej treść dokumentu zapisywana jest w bazie w postaci zaszyfrowanej, kluczem wyprowadzanym osobno dla każdej firmy. Warto jednak wiedzieć dokładnie, przed czym to chroni — bo intuicja bywa tu myląca.
Chroni, bo napastnik dostaje wiersze bez przejścia przez aplikację:
- wyciek zrzutu bazy danych,
- dostęp administratora bazy albo hostingu,
- SQL injection zrzucający zawartość tabel,
- kopie zapasowe wynoszone poza serwer.
Nie chroni przed błędem w kontroli dostępu w normalnej ścieżce odczytu. Aplikacja odszyfruje każdy dokument, który pobierze — jeśli pomyłka w uprawnieniach poda komuś cudzą fakturę, zobaczy ją odszyfrowaną. Szyfrowanie treści jest zabezpieczeniem danych w spoczynku, a nie zamiennikiem kontroli uprawnień. Piszemy to wprost, bo to samo zastrzeżenie zapisaliśmy sobie w dokumentacji projektowej, zanim cokolwiek wdrożyliśmy.
W modelu FTP szyfrowany jest transport — protokoły FTPS i SFTP chronią dane w drodze. To, co dzieje się z plikiem w spoczynku, zależy już od Twojego serwera: jeśli leży na nieszyfrowanym dysku, kopia katalogu jest kopią faktur.
Co zostaje, gdy kończy się subskrypcja
To pytanie pada rzadko przy wyborze, a jest jednym z ważniejszych. W modelu FTP pliki zostają plikami: XML-e leżą tam, gdzie leżały, na Twoim serwerze, i otworzy je dowolne narzędzie. Aplikacja była oknem na te dane, a nie ich jedynym posiadaczem.
W modelu bazodanowym dokumenty są w bazie aplikacji. Pojedynczy dokument pobierzesz z archiwum w każdej chwili, ale zbiorcze wydanie całego zbioru to ustalenie, które warto zrobić na początku współpracy, a nie na końcu. To zresztą pytanie, które wypada zadać każdemu dostawcy oprogramowania, nie tylko nam: w jakiej postaci oddajecie moje dokumenty, gdy przestaję być klientem?
Kopie zapasowe i kto odpowiada za awarię
W modelu FTP odpowiedzialność jest Twoja albo Twojego hostingodawcy — razem z serwerem plików bierzesz jego dostępność i jego kopie zapasowe. Jeśli serwer nie odpowiada, dokumenty są niedostępne, choć sama aplikacja działa.
W modelu bazodanowym utrzymanie i kopie są po naszej stronie. Nie znika przez to pytanie o kopie — zmienia się tylko adresat.
Zmiana zdania: migracja
Przejście z serwera FTP na bazę danych jest możliwe — służy do tego moduł migracji, uruchamiany przez administratora. W drugą stronę narzędzia nie ma. Nie znaczy to, że wybór jest nieodwracalny, ale znaczy, że powrót byłby pracą wdrożeniową, a nie kliknięciem.
Jak wybrać
Wersja na serwerze FTP, jeśli przynajmniej jedno zdanie pasuje do Ciebie:
- polityka bezpieczeństwa wymaga, by dokumenty nie opuszczały infrastruktury organizacji,
- masz dział IT, który i tak utrzymuje serwery i kopie zapasowe,
- zależy Ci, żeby dokumenty pozostały czytelne niezależnie od aplikacji,
- liczba faktur jest umiarkowana i nikt nie musi ich akceptować z telefonu.
Wersja bazodanowa, jeśli bliżej Ci do tych zdań:
- chcesz szukać w tysiącach dokumentów bez czekania,
- faktury akceptują osoby, które bywają poza biurem,
- nie chcesz utrzymywać serwera plików ani odpowiadać za jego kopie,
- zależy Ci na szyfrowaniu treści w spoczynku bez własnej pracy konfiguracyjnej.
Czego wybór nie zmienia
Niezależnie od modelu zaakceptowany dokument trafia do księgowości tą samą drogą: Integrator KSeF do Symfonii przenosi go wraz z dekretacją do Symfonia Finanse i Księgowość. Wybór między bazą a serwerem plików dotyczy przechowywania i pracy osób akceptujących — po stronie księgowej nie zmienia niczego.
Nie wiesz, który model pasuje do Twojej organizacji? Napisz do nas — zwykle wystarczą trzy pytania: czy jest dział IT, ile faktur kosztowych miesięcznie i czy ktoś musi akceptować je spoza biura.