Intuiti Integrator KSeF do Symfonii spina trzy światy: Krajowy System e-Faktur, Symfonię Finanse i Księgowość oraz codzienną pracę działu sprzedaży. Dla użytkownika całość wygląda prosto – uruchomienie programu, pobranie danych z KSeF, zaksięgowanie dokumentów. Pod spodem pracuje jednak mechanizm, który pilnuje dekretacji, rejestrów VAT i kontrahentów powiązanych po NIP.
Integracja sprzedaży na żywo – materiał wideo
Zanim wejdziemy w szczegóły, warto zobaczyć integrację w praktyce. Poniżej krótki materiał, który pokazuje realny przepływ dokumentu sprzedaży z KSeF do Symfonii za pośrednictwem Integratora:
Start: uruchomienie Integratora jako stałego elementu środowiska
Cały proces zaczyna się w momencie, gdy na serwerze lub dedykowanej stacji roboczej działa Intuiti Integrator KSeF do Symfonii. Program może funkcjonować jako stała usługa – nie trzeba mieć otwartej Symfonii, żeby integracja pracowała w tle.
Po uruchomieniu Integrator loguje się do KSeF z użyciem zdefiniowanego konta technicznego i zestawu uprawnień przypisanych do firmy. W tle działa konfiguracja, w której określone są:
- firma i jej NIP,
- powiązana baza danych w Symfonii FK,
- rejestry VAT dla sprzedaży,
- schematy dekretacji oraz reguły księgowania.
Pobieranie danych z KSeF – sprzedaż jako strumień dokumentów
Gdy program jest gotowy, następuje drugi etap – pobranie faktur sprzedaży z KSeF. Integrator łączy się z KSeF, pobiera listę dokumentów przypisanych do danego NIP i filtruje je według przyjętych kryteriów (np. okres, status, typ dokumentu).
Dla każdego dokumentu sprzedaży Integrator:
- odczytuje strukturę e-Faktury z pliku XML,
- normalizuje dane (kwoty, stawki VAT, waluty, daty),
- przygotowuje dane do dekretacji i zapisania w rejestrach VAT Symfonii.
Efekt jest taki, że użytkownik nie musi „ręcznie” interpretować pliku z KSeF – widzi dokument w kategoriach, które zna z Symfonii: numer, kontrahent, daty, wartości netto/VAT/brutto, rejestr i schemat księgowy.
Kontrahenci – integracja po NIP, bez dublowania kartotek
Jednym z kluczowych elementów procesu sprzedaży jest spójna kartoteka kontrahentów. Integrator nie tworzy zbędnego bałaganu – przy imporcie faktur sprzedaży:
- najpierw sprawdza, czy w Symfonii istnieje kontrahent o tym samym NIP,
- jeśli tak – wykorzystuje istniejącą kartotekę,
- jeśli nie – zakłada nowego kontrahenta na podstawie danych z KSeF (nazwa, adres, NIP).
Dzięki temu kolejne dokumenty sprzedaży trafiają już do uporządkowanej bazy kontrahentów. W praktyce oznacza to mniej duplikatów, mniej ręcznego scalania kartotek i większą spójność danych pomiędzy KSeF a Symfonią.
Dekretacja i rejestry VAT – logika sprzedaży zapisana w regułach
W momencie importu do Symfonii Finanse i Księgowość program nie kończy się na „wpisaniu faktury”. To tutaj wchodzi dekretacja – na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów Integrator rozkłada fakturę sprzedaży na konta księgowe i rejestry VAT.
W ramach pojedynczego kroku wykonywane jest:
- przypisanie dokumentu do odpowiedniego rejestru VAT sprzedaży,
- rozbicie kwot według stawek VAT,
- zapis dekretów na kontach wynikających ze schematu (np. przychody, VAT należny, rozrachunki),
- powiązanie z kontrahentem, który został rozpoznany lub utworzony wcześniej.
Z perspektywy Symfonii faktura sprzedaży pojawia się już po stronie księgowej w takim kształcie, że można przejść od razu do analizy lub raportowania, zamiast wprowadzać ją ręcznie.
Od KSeF do Symfonii – jeden spójny przebieg dokumentu
Cały proces sprzedaży, patrząc od początku do końca, układa się w jeden logiczny ciąg:
- Wystawienie faktury sprzedaży i jej obecność w KSeF.
- Pobranie dokumentu przez Intuiti Integrator KSeF do Symfonii.
- Odczyt struktury XML, normalizacja danych i przygotowanie do importu.
- Rozpoznanie lub utworzenie kontrahenta na podstawie NIP.
- Dekretacja według schematu, wpis do rejestru VAT i zapis w księgach.
Po przejściu całego przebiegu dokument sprzedaży jest obecny:
- w KSeF – jako faktura referencyjna,
- w Integratorze – jako element historii komunikacji,
- w Symfonii – jako zaksięgowany dokument w rejestrze VAT i księdze głównej.
Codzienna praca działu sprzedaży i księgowości
Z punktu widzenia zespołu sprzedaży najważniejsze jest to, że faktury po wystawieniu trafiają do KSeF, a reszta dzieje się „po stronie integracji”. Dział księgowości zyskuje:
- spójne dane o sprzedaży w rejestrach VAT,
- kontrolę nad tym, jakie dokumenty już trafiły do ksiąg,
- minimalizację ręcznego przepisywania i pomyłek.
Jeżeli w środowisku działa dodatkowo AkceptujFaktury.pl, można włączyć w ten proces także ścieżkę akceptacji dokumentów – spójny status od KSeF, przez panel akceptacji, aż po Księgę Główną.
Podsumowanie – sprzedaż prowadzona „po nowemu”, bez rewolucji w zespole
Integracja sprzedaży z KSeF do Symfonii za pośrednictwem Intuiti Integrator KSeF do Symfonii pozwala połączyć nowy model raportowania e-Faktur z dobrze znanym środowiskiem FK. Dla użytkownika to trzy kroki:
- uruchomić Integrator,
- pobrać dane z KSeF,
- zaksięgować dokumenty w Symfonii.
Dla systemu – rozbudowany proces, który ogarnia kontrahentów, dekretację, rejestry VAT i zgodność danych pomiędzy KSeF a Symfonią. Bez zbędnej teorii, za to z konkretnym efektem w codziennej pracy.