Ważne: w KSeF mogą pojawiać się faktury nie w pełni zgodne z XSD
Komunikat dla Klientów • obserwacje z rynku i zgłoszenia integratorów • 2026-02-07

W ostatnim czasie obserwujemy (oraz otrzymujemy zgłoszenia od Klientów i integratorów), że w KSeF potrafią pojawiać się dokumenty, których pliki XML są nie w pełni zgodne ze schemami XSD. W praktyce: obecność faktury w KSeF nie zawsze oznacza, że jej XML spełnia wszystkie ograniczenia formalne wynikające z XSD.

Przykładowe, powtarzalne scenariusze zgłoszeń:

  • przekroczenia limitów długości pól (np. zbyt długi tekst w polach opisowych),
  • rozbieżności strukturalne względem oczekiwanej formy (elementy/atrybuty w nieoczekiwanym układzie),
  • sytuacje, w których systemy księgowe/ERP nie mogą poprawnie przetworzyć XML-a mimo, że dokument został pobrany z KSeF.

Co zalecamy Klientom:

  • nie akceptować dokumentów automatycznie wyłącznie na podstawie ich obecności w KSeF,
  • wykonywać weryfikację merytoryczną (kontrahent, NIP, kwoty, daty, numer rachunku, zamówienie/umowa),
  • w razie wątpliwości lub błędów importu zgłosić przypadek do wsparcia (z numerem referencyjnym KSeF).
Informacja techniczna – walidacja XML

W AkceptujFaktury.pl wprowadzamy mechanizmy odporne na niestandardowe warianty XML (m.in. różne przestrzenie nazw). Mogą jednak wystąpić przypadki błędnej lub niepełnej walidacji. W takiej sytuacji na liście dokumentów pojawi się stosowny komunikat informacyjny.

Zgłoś przypadek → AkceptujFaktury.pl →
Przykłady zgłoszeń / materiały:

Ten komunikat dotyczy bezpieczeństwa procesu akceptacji dokumentów – zwłaszcza w firmach i biurach rachunkowych, gdzie obieg jest zautomatyzowany, a decyzje podejmowane są na podstawie danych z KSeF.

Dlaczego to jest ważne dla akceptacji faktur?

Jeśli faktura posiada błędy strukturalne w XML, może powodować problemy przy imporcie do systemów FK/ERP, nieprawidłowe mapowanie danych lub błędne wyświetlanie pól kluczowych. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do błędnej decyzji w procesie akceptacji.

Jak AkceptujFaktury.pl podchodzi do takich przypadków?

  • umożliwiamy użytkownikowi weryfikację danych dokumentu przed akceptacją,
  • nie opieramy decyzji wyłącznie na tym, że dokument „jest w KSeF”,
  • wprowadzamy mechanizmy odporne na niestandardowe warianty XML (np. różne przestrzenie nazw),
  • rekomendujemy ostrożność w automatyzacjach i regułach akceptacji.

Co zrobić, jeśli widzisz podejrzany dokument?

  • Sprawdź kontrahenta i dane płatności (NIP, rachunek, kwoty),
  • Porównaj z zamówieniem/umową lub ustaleniami handlowymi,
  • Jeśli XML nie daje się przetworzyć w Twoim systemie – zachowaj numer referencyjny KSeF i zgłoś przypadek.