Wersja 1.210A to istotna aktualizacja systemu AkceptujFaktury.pl, która rozbudowuje platformę o nowe obszary funkcjonalne i wprowadza zmiany w sposobie logowania, rejestracji konta oraz zarządzania dokumentami. Szczególną uwagę poświęcono nowemu Dashboardowi z analizą finansową, obszarowi Inne dokumenty do obsługi kosztów spoza KSeF oraz udoskonalonemu interfejsowi użytkownika.
1. Logowanie i rejestracja konta
1.1 Panel logowania
Ekran logowania w wersji 1.210A został uproszczony i wzbogacony o nowe elementy zwiększające wygodę i bezpieczeństwo codziennej pracy:
- Przełącznik widoczności hasła – możliwość podglądu wpisywanego hasła bez ryzyka pomyłki,
- „Zapamiętaj mnie" – sesja zapisywana w ciasteczku, dzięki czemu przy kolejnej wizycie użytkownik nie musi ponownie się logować,
- Menu pomocnicze – rozwijane odnośniki do rejestracji konta, odzyskiwania hasła i dokumentacji systemu,
- Wersja systemu – numer aktualnej wersji wyświetlany bezpośrednio na ekranie logowania.
Po wprowadzeniu poprawnych danych logowania – jeżeli firma ma aktywne logowanie dwuetapowe 2FA – system przekierowuje użytkownika na ekran weryfikacji kodem jednorazowym. Kod wysyłany jest na adres e-mail firmy i jest ważny przez 10 minut. System dopuszcza maksymalnie 5 prób wpisania kodu, a mechanizm zaufanych urządzeń pozwala pominąć ten krok dla znanych stanowisk pracy.
1.2 Rejestracja konta i rola Administratora
Nowe konto zakładane jest przez formularz rejestracyjny, który prowadzi użytkownika krok po kroku przez cały proces. Kluczowym elementem jest sekcja danych FTP:
- Adres serwera FTP, nazwa użytkownika i hasło wpisywane są bezpośrednio w formularzu,
- Przycisk Testuj połączenie FTP sprawdza poprawność danych w czasie rzeczywistym,
- Po pozytywnym wyniku testu konto automatycznie otrzymuje rolę Administratora,
- Konta bez danych FTP rejestrowane są z rolą zwykłego użytkownika,
- Opcjonalnie można wymusić zmianę hasła przy pierwszym logowaniu oraz wysłać dane dostępowe pocztą elektroniczną.
2. Nowy interfejs systemu
Wersja 1.210A wprowadza przebudowany interfejs użytkownika. Główny ekran aplikacji prezentuje karty modułów dające szybki i czytelny dostęp do wszystkich obszarów systemu. Układ kart jest przejrzysty i skaluje się do różnych rozdzielczości ekranu. Każdy moduł oznaczony jest ikoną i etykietą, dzięki czemu nawigacja po systemie jest intuicyjna nawet dla nowych użytkowników.
2.1 Ustawienia systemowe
Ustawienia systemu zostały wydzielone do dedykowanej sekcji Ustawień systemowych, która gromadzi całą konfigurację na poziomie organizacji. Z tego poziomu administrator zarządza:
- parametrami połączenia FTP i danymi dostępowymi firmy,
- opcjami bezpieczeństwa – logowanie dwuetapowe 2FA, zaufane urządzenia,
- adresem e-mail firmy używanym do wysyłki kodów 2FA,
- konfiguracją modułów i widocznych sekcji systemu.
2.2 Zarządzanie organizacją i użytkownikami
Panel zarządzania organizacją i użytkownikami daje administratorowi pełny wgląd w strukturę kont firmy:
- Lista wszystkich kont z przypisanymi rolami (Administrator / Użytkownik),
- Status weryfikacji adresu e-mail i aktywności konta,
- Możliwość dodawania nowych użytkowników z opcją wymuszenia zmiany hasła,
- Wysyłka danych dostępowych pocztą elektroniczną bezpośrednio z panelu,
- Zarządzanie uprawnieniami i dostępem do poszczególnych modułów.
3. Dashboard – centrum analityczne
Jedną z największych nowości wersji 1.210A jest w pełni funkcjonalny Dashboard – centralny pulpit analityczny systemu. Dashboard agreguje dane ze wszystkich modułów dokumentowych i prezentuje je w postaci czytelnych podsumowań, liczników i zestawień finansowych.
Dashboard prezentuje w jednym widoku wszystkie kluczowe dane operacyjne firmy:
- Liczniki statusów – ile dokumentów oczekuje na akceptację, ile zaakceptowano, ile jest wyjaśnianych, a ile odrzuconych,
- Sumy finansowe – łączna kwota netto, VAT i brutto ze wszystkich dokumentów w systemie,
- Top 5 kontrahentów – zestawienie według łącznej wartości brutto z nazwą, NIP-em i liczbą faktur,
- Trendy miesięczne – wartości brutto i netto z podziałem na ostatnie 12 miesięcy,
- Ostatnie dokumenty – szybki podgląd 5 najnowszych pozycji w systemie.
Dashboard obsługuje tryb „tylko koszty", który filtruje dane wyłącznie do dokumentów kosztowych. Sesja pozostaje aktywna dzięki mechanizmowi automatycznego pingowania, który zapobiega wygaśnięciu połączenia podczas przeglądania pulpitu.
4. Zakupy, Sprzedaż i Archiwum
4.1 Zakupy
Moduł Zakupy obsługuje faktury kosztowe pobrane z systemu KSeF. Lista dokumentów wyświetlana jest w formie gridu z możliwością filtrowania, sortowania i szybkiego przeglądu kluczowych danych:
- numer dokumentu i data wystawienia,
- dane kontrahenta (nazwa, NIP),
- wartość netto, VAT i brutto,
- aktualny status akceptacji z kolorowym oznaczeniem,
- szybki podgląd faktury z poziomu listy bez otwierania szczegółów.
4.2 Sprzedaż
Moduł Sprzedaż prezentuje faktury wystawione przez firmę w KSeF. Układ listy jest analogiczny do Zakupów, a dostępne filtry pozwalają szybko zawęzić widok do wybranego okresu, kontrahenta lub statusu dokumentu. Funkcje dostępne z poziomu gridu:
- filtrowanie według roku, miesiąca i statusu,
- grupowe zmiany statusów dla zaznaczonych dokumentów,
- menu kontekstowe pod prawym klawiszem myszy z najczęstszymi operacjami,
- podgląd wizualizacji faktury bezpośrednio z listy.
4.3 Archiwum
Moduł Archiwum gromadzi dokumenty przeniesione z aktywnych list po zakończeniu procesu akceptacji lub po upływie okresu rozliczeniowego. Archiwum zachowuje pełną historię dokumentów:
- pełny podgląd wizualizacji faktury,
- opis merytoryczny i notatki dodane w trakcie akceptacji,
- historię zmian statusów z datami i autorami zmian,
- możliwość wyszukiwania i filtrowania po wszystkich polach.
5. Inne dokumenty – nowy obszar kosztów spoza KSeF
Wersja 1.210A wprowadza zupełnie nowy obszar systemu: Inne dokumenty. Jest to dedykowane miejsce do zarządzania dokumentami kosztowymi, które nie trafiają do KSeF – paragonami, rachunkami, umowami, notami księgowymi i innymi dokumentami papierowymi lub elektronicznymi spoza systemu e-faktur.
Każdy dokument w tym obszarze zawiera: nazwę, opis merytoryczny, wartość, datę kosztu oraz typ kosztu. Klasyfikacja kosztowa odbywa się za pomocą pięciu kategorii oznaczonych kolorowymi znacznikami:
- ⚪ Bez tagu – dokument niezaklasyfikowany,
- 🔖 Koszt – standardowy koszt operacyjny,
- 📦 Towar – zakup towaru do magazynu,
- 🔖📦 Koszt + Towar – pozycja o podwójnym charakterze,
- 🏗️ Środek trwały – zakup składnika majątku firmy.
Dokumenty przechodzą przez cztery stany akceptacji:
- Do akceptacji – dokument oczekuje na zatwierdzenie,
- Zaakceptowany – dokument zatwierdzony przez uprawnioną osobę,
- Wyjaśniany – dokument wymaga dodatkowych informacji lub korekty,
- Odrzucony – dokument nie został zaakceptowany.
Przełączanie statusów możliwe jest zarówno dla pojedynczych dokumentów, jak i grupowo dla zaznaczonej selekcji. Wbudowane wyszukiwanie i filtry chipowe z licznikami dokumentów pomagają szybko odnaleźć potrzebne pozycje. Pliki przechowywane są na serwerze FTP, a system udostępnia je przez bezpieczne proxy bez ujawniania danych dostępowych.
6. Środek trwały
W ramach obszaru Inne dokumenty pojawia się dedykowany typ Środek trwały (oznaczony ikoną 🏗️). Zakup środka trwałego wymaga odrębnej klasyfikacji ze względu na inny sposób ujęcia w kosztach firmy – środki trwałe są amortyzowane w czasie, a nie rozliczane jednorazowo. Dedykowane oznaczenie pozwala:
- szybko wyodrębnić środki trwałe z listy pozostałych dokumentów kosztowych,
- przekazać je do działu księgowości z właściwą klasyfikacją,
- filtrować i raportować zakupy majątku trwałego niezależnie od innych kosztów.
7. Menedżer plików
Nowa wersja wprowadza Menedżer plików – wbudowany interfejs do przeglądania i zarządzania plikami zapisanymi na serwerze FTP w katalogu firmy. Eliminuje to konieczność korzystania z zewnętrznych klientów FTP do codziennych operacji na plikach.
Z poziomu menedżera dostępne są następujące operacje:
- przeglądanie struktury katalogów serwera FTP firmy,
- sprawdzanie dostępnych plików i dokumentów w poszczególnych folderach,
- przesyłanie nowych plików PDF bezpośrednio do wybranego katalogu,
- weryfikacja poprawności zapisu dokumentów przez system.
8. Blokada B2B po NIP wystawcy
Wersja 1.210A wprowadza mechanizm blokady dokumentów B2B według NIP wystawcy. Funkcja pozwala administratorowi zdefiniować listę numerów NIP, dla których dokumenty mają być automatycznie oznaczane do dodatkowej weryfikacji przed akceptacją.
Typowe zastosowania mechanizmu blokady B2B:
- kontrahenci objęci sporem płatniczym lub postępowaniem windykacyjnym,
- dostawcy, z którymi zakończono współpracę,
- nowi kontrahenci wymagający weryfikacji przed pierwszą akceptacją,
- podmioty z listy ostrzeżeń lub wykluczeń wewnętrznych firmy.
Blokada nie usuwa dokumentów – oznacza je w sposób wymagający ręcznego przeglądu przez uprawnioną osobę. Mechanizm działa automatycznie po dodaniu NIP do listy blokowanych podmiotów.
Podsumowanie zmian w wersji 1.210A
Aktualizacja 1.210A rozbudowuje AkceptujFaktury.pl w kilku kluczowych kierunkach:
- Logowanie i rejestracja – nowy panel logowania z testem FTP, automatyczne nadawanie roli Administratora, 2FA z kodem e-mail i mechanizm zaufanych urządzeń.
- Nowy interfejs – karty modułów na ekranie głównym, ustawienia systemowe i panel zarządzania organizacją i użytkownikami.
- Dashboard – centrum analityczne z licznikami statusów, podsumowaniem finansowym, trendami miesięcznymi i listą top kontrahentów.
- Zakupy i Sprzedaż – usprawnione gridy z nowymi opcjami filtrowania i grupowych operacji na dokumentach.
- Archiwum – pełna historia dokumentów z zachowaniem wizualizacji, opisów i historii statusów.
- Inne dokumenty – nowy obszar do obsługi kosztów spoza KSeF z pięcioma typami kosztów i czterema statusami akceptacji.
- Środek trwały – dedykowana klasyfikacja dla składników majątku wymagających amortyzacji.
- Menedżer plików – przeglądanie i zarządzanie plikami FTP bezpośrednio z systemu.
- Blokada B2B po NIP – automatyczna weryfikacja dokumentów od wskazanych kontrahentów.
Zmiany te tworzą spójny zestaw narzędzi dla firm, które chcą zarządzać całością dokumentacji kosztowej – zarówno fakturami KSeF, jak i dokumentami spoza systemu – w jednym, zintegrowanym środowisku pracy.