Instrukcja obsługi AkceptujFaktury.pl

Schemat integracji

Wymagania i architektura systemu

AkceptujFaktury.pl działa w modelu pełnej kontroli danych po stronie klienta. Dokumenty KSeF są zapisywane na Twoim własnym serwerze plików, a aplikacje pracują bezpośrednio na plikach XML i JSON – bez przechowywania faktur w bazie danych SaaS.

Logowanie i bezpieczeństwo

Ekran Logowanie zawiera pola: adres serwera, NIP, login, hasło (opcjonalnie „Zapamiętaj”). Dostępny jest także przycisk DEMO.

• FTPS → FTP (priorytet TLS, automatyczny fallback).
• SFTP – po adresie sftp://host lub porcie :22.
• CSRF – token we wszystkich działaniach zapisu.
• Sesja – limit czasu, odświeżanie aktywności, bezpieczne wylogowanie.

Protokoły połączenia i poziom bezpieczeństwa

Protokół	Opis	Poziom bezpieczeństwa	Przykład komunikatu
SFTP	Połączenie szyfrowane poprzez SSH (port 22).	Bezpieczny	SFTP — Bezpieczny
FTPS (TLS)	Połączenie szyfrowane TLS/SSL (zwykle port 21).	Bezpieczny	FTPS (TLS) — Bezpieczny
FTP	Połączenie nieszyfrowane – hasło i dane przesyłane jawnie.	Niebezpieczny	FTP — Niebezpieczny

Wskazówki:
– Dla FTPS użyj ftps://host
– Dla SFTP użyj sftp://host lub sftp://host:22
– Jeśli widzisz „FTP — Niebezpieczny”, włącz FTPS/SFTP na serwerze.

Tryb DEMO

Aplikacja zawiera organizację DEMO z przykładowymi danymi. W trybie DEMO można testować: przeglądanie dokumentów, zmianę statusów, operacje grupowe, archiwizację, notatki oraz podgląd szczegółów faktur.

Tryb wielofirmowy (standard)

W systemie tryb wielofirmowy jest domyślny. Każdy użytkownik pracuje w ramach jednej organizacji, a w obrębie tej organizacji może obsługiwać wiele firm.

Jak działa struktura

• Organizacja jest tworzona automatycznie i stanowi główny obszar pracy użytkownika.
• W ramach organizacji mogą istnieć jedna lub wiele firm.
• Każda firma identyfikowana jest numerem NIP.

Dodawanie nowej firmy

• Po zalogowaniu użytkownik może założyć nową firmę.
• Nowa firma zawsze tworzona jest w tej samej organizacji, w której aktualnie pracuje użytkownik.
• Dla nowej firmy tworzony jest nowy katalog, którego nazwą jest NIP tej firmy.

Dzięki temu jeden użytkownik może w prosty sposób obsługiwać wiele firm (np. spółki, JDG klientów biura rachunkowego) bez konieczności zakładania oddzielnych kont lub logowania się ponownie.

Struktura katalogów FTP i logika dostępu (wielofirmowość)

System działa w modelu: katalog główny → organizacje → firmy (NIP). Wielofirmowość wynika z tego, że jeden użytkownik w ramach jednej organizacji może mieć dostęp do wielu firm (wielu NIP).

/BIURO_RACHUNKOWE/ to katalog techniczny, w którym znajdują się organizacje. COMSNER to organizacja (konto/obszar użytkownika), a w niej mogą znajdować się firmy (NIP). Dostęp użytkownika jest realizowany przez ustawienie jego katalogu startowego FTP.

Widok techniczny (struktura katalogów)

/BIURO_RACHUNKOWE/ - admin@twojadomena.pl
├── COMSNER/ - user@twojadomena.pl - katalog FTP: /BIURO_RACHUNKOWE/COMSNER/
│   ├── 1234567890/
│   │   ├── firma.json
│   │   ├── Zakup/
│   │   ├── Sprzedaz/
│   │   └── Archiwum/
│   └── 2223334445/
│       ├── firma.json
│       ├── Zakup/
│       ├── Sprzedaz/
│       └── Archiwum/
└── INTUITI/
    ├── 7781128507/
    │   ├── firma.json
    │   ├── Zakup/
    │   ├── Sprzedaz/
    │   └── Archiwum/
    └── 9910020030/
        ├── firma.json
        ├── Zakup/
        ├── Sprzedaz/
        └── Archiwum/

Przykłady dostępu użytkowników (kto co widzi)

Podsumowanie logiki wielofirmowości: organizacja (np. COMSNER) może zawierać wiele firm (NIP). Użytkownik może mieć dostęp do wielu firm w organizacji (katalog startowy na COMSNER), albo zostać ograniczony do jednej firmy (katalog startowy na konkretny NIP).

Nowa firma – zakładanie katalogu NIP

Jeżeli nie istnieje katalog firmy (NIP), użytkownik może utworzyć firmę. System tworzy katalog NIP oraz plik firma.json.

• Tworzone są też obszary: Zakup, Sprzedaz, Archiwum.
• Dane firmy można później edytować w Ustawienia → Firma.

Lista firm i liczniki statusów aktywnych

W widoku listy firm (organizacja wielofirmowa) system oblicza i prezentuje podsumowania statusów aktywnych dla każdej firmy oraz zbiorczo dla całej organizacji.

• Do akceptacji – dokumenty wymagające decyzji.
• Wyjaśniane – dokumenty w toku ustaleń.
• Aktywne – suma: do akceptacji + wyjaśniane (status domyślny).

Kliknięcie w licznik lub filtr statusów przełącza do listy dokumentów spełniających kryteria. Dzięki temu użytkownik natychmiast widzi „co jest do zrobienia” w każdej firmie.

Menu: wybór obszaru (Zakup / Sprzedaż / Archiwum)

Aplikacja pracuje w ramach trzech obszarów. Wybór obszaru odbywa się z menu (przełącznik obszaru pracy). Obszar determinuje, z jakimi dokumentami aktualnie pracujesz i skąd są ładowane pliki.

• Zakup – faktury kosztowe (obszar najczęściej używany).
• Sprzedaż – faktury sprzedażowe (importowane i przeglądane analogicznie).
• Archiwum – dokumenty przeniesione z obszarów roboczych, uporządkowane wg roku i miesiąca.

Przełączenie obszaru jest logiczne (widok/źródło danych) i nie wymaga ręcznego przenoszenia plików przez użytkownika.

KSeF 2.0: pobieranie faktur (KSeF → Pobierz z KSeF)

Pobieranie faktur uruchamiasz z menu aplikacji: KSeF → Pobierz z KSeF. Otwiera się okno KSeF 2.0 – Import faktur, w którym wybierasz obszar dokumentów oraz zakres dat.

Co jest pobierane i gdzie trafia

• Pobierane są faktury z KSeF 2.0 dla wybranego obszaru (np. Zakup albo Sprzedaz).
• Dokumenty trafiają automatycznie do odpowiedniego obszaru: Zakup lub Sprzedaz.
• Każdy dokument zapisywany jest jako <nr_ksef>.xml oraz <nr_ksef>.json (metadane, statusy, historia).

Środowisko KSeF (PROD / DEMO / TEST)

• PROD – produkcyjny serwer Krajowego Systemu e-Faktur (docelowa praca „na żywo”).
• DEMO – serwer demonstracyjny KSeF (prezentacje i ćwiczenia).
• TEST – środowisko testowe KSeF (testy integracji i poprawności działania).

W oknie importu status „Token poprawny” oznacza, że aplikacja może pobierać dokumenty z wybranego środowiska KSeF.

Dokumenty – siatka i operacje

Lista dokumentów jest głównym miejscem pracy. Umożliwia wyszukiwanie, sortowanie, zmianę statusu, notatki i operacje grupowe.

• Sortowanie po dowolnej kolumnie – ostatni wybór jest zapamiętywany.
• Szybka zmiana statusu bezpośrednio z listy (cyklicznie).
• Menu kontekstowe dostępne również pod prawym przyciskiem myszy.
• Kolumna informacyjna – ikony opisu i notatki (tooltipy).

Statusy dokumentów

Obieg zamknięty statusów:

do akceptacji → zaakceptowany → wyjaśniany → odrzucony → do akceptacji

Status determinuje widoki filtrów i liczniki „aktywne” w firmach i na liście dokumentów.

Historia statusów

Od v1.095 system zapisuje historię zmian statusów odrębnie dla każdego dokumentu. Historia jest przechowywana w pliku .json powiązanym z dokumentem XML.

• Każda zmiana statusu dopisuje wpis do historii (kto / kiedy / z jakiego na jaki).
• Podgląd historii dostępny jest z menu kontekstowego: [Historia statusów].
• Historia nie ginie po archiwizacji – pozostaje z dokumentem.

Operacje grupowe (statusy, przeniesienie do archiwum)

Operacje grupowe przyspieszają pracę na większej liczbie dokumentów. Użytkownik może zaznaczyć wiele pozycji i wykonać jedną akcję dla całego zestawu.

• Grupowa zmiana statusu – szybkie ustawienie „do akceptacji / zaakceptowany / wyjaśniany / odrzucony”.
• Przeniesienie do Archiwum – przenosi pliki XML i JSON do katalogu Archiwum.
• Archiwum tworzy automatycznie katalogi rok/miesiąc i tam umieszcza dokumenty.

Mechanizm archiwizacji jest bezpieczny: przenosi komplet (XML + JSON), dzięki czemu nie tracisz statusów, historii ani notatek.

Ustawienia programu (Firma / KSeF / Parametry)

Ustawienia porządkują konfigurację i stanowią podstawę dalszego rozwoju. Sekcje:

Firma

• Edycja danych firmy zapisanych w firma.json (np. nazwa, adres, e-mail).
• Dane są wykorzystywane w opisach dokumentów i w raportach.

KSeF

• Ustawienia parametrów połączenia z KSeF 2.0 (np. token, środowisko DEMO/TEST).
• Konfiguracja determinuje działanie funkcji Pobierz faktury z KSeF.

Parametry

• Parametry pracy aplikacji – ustawienia, które wpływają na zachowanie widoków i procesów (np. preferencje filtrów, domyślne zachowania, parametry funkcji kolejnych modułów).
• Ta sekcja jest przygotowana pod dalsze funkcje i rozszerzenia zgłaszane przez użytkowników.

Zalecenie: po wdrożeniu systemu w firmie ustaw najpierw „Firma” i „KSeF”, a dopiero potem dopasuj „Parametry” pod proces obiegu dokumentów.

Zestawienia i wykresy (Zakup i Sprzedaż)

W menu głównym dostępne są Zestawienia i wykresy. To obszar analityczny, w którym system prezentuje dane liczbowe i trendy obliczane bezpośrednio na podstawie wartości z faktur.

• Zestawienia dla Zakupu i Sprzedaży (oddzielnie oraz porównawczo).
• Wizualizacje: wykresy słupkowe, podsumowania okresowe, rozkłady wartości (w zależności od dostępnych raportów).
• Dane pochodzą z dokumentów w obszarach roboczych oraz (opcjonalnie) z archiwum – zależnie od raportu.

W praktyce: zestawienia ułatwiają kontrolę płynności (koszty vs sprzedaż), wykrywanie anomalii oraz szybkie raportowanie bez eksportu do Excela.

Notatki

Notatki pozwalają dopisać kontekst do dokumentu (np. uzasadnienie, uzgodnienia, wskazówki dla księgowości). Treść notatki jest zapisywana w pliku JSON dokumentu.

• Notatka jest widoczna w liście dokumentów jako ikona/znacznik oraz w szczegółach.
• Można ją edytować bezpośrednio z poziomu widoku szczegółów.

Podgląd pozycji z faktury

• W oknie szczegółów widoczne są dane nagłówka oraz pozycje faktury.
• Dostępne są podsumowania: netto, VAT, brutto.
• Wspierana jest szybka ergonomia pracy na większej liczbie pozycji.

Struktura katalogów i pliki na serwerze

Dokumenty są automatycznie rozdzielane na trzy obszary: Zakup, Sprzedaz, Archiwum.

/
└─ 1234567890/                 ← firma (NIP)
   ├─ firma.json
   ├─ Zakup/
   │   ├─ <nr_ksef>.xml
   │   ├─ <nr_ksef>.json
   │   └─ ...
   ├─ Sprzedaz/
   │   ├─ <nr_ksef>.xml
   │   ├─ <nr_ksef>.json
   │   └─ ...
   └─ Archiwum/
       ├─ 2025/12/
       │   ├─ <nr_ksef>.xml
       │   └─ <nr_ksef>.json
       └─ ...

• Nazwa pliku: numer referencyjny KSeF + rozszerzenie (.xml / .json).
• Plik JSON przechowuje metadane: status, notatki, historię statusów.

Import plików XML

Import umożliwia wgranie wielu plików XML jednocześnie do wybranego obszaru: Zakup, Sprzedaz lub Archiwum.

• wybór obszaru docelowego,
• obsługa przeciągnij i upuść (drag & drop),
• duplikaty są wykrywane – pliki nie są nadpisywane.

Manager plików (edycja, usuwanie)

Menedżer plików to narzędzie administracyjne do pracy na katalogach firmy. Umożliwia poruszanie się między obszarami i wykonywanie operacji na plikach.

• Edycja wybranych plików (np. konfiguracyjnych) – zgodnie z uprawnieniami.
• Usuwanie plików (z zabezpieczeniami): katalogi obszarów i firma.json są chronione przed przypadkowym usunięciem.
• Przechodzenie między Zakup / Sprzedaz / Archiwum.

Rekomendacja: operacje usuwania wykonywać ostrożnie – dokumenty są podstawą zestawień i historii. Najbezpieczniejszą praktyką jest archiwizacja zamiast kasowania.

Archiwum dokumentów

Archiwum przechowuje dokumenty zakończone lub historyczne. Struktura jest budowana automatycznie wg roku i miesiąca.

• przenoszenie do archiwum dostępne również jako operacja grupowa,
• komplet dokumentu (XML + JSON) pozostaje razem,
• archiwum nie wpływa negatywnie na historię statusów ani notatki.

Ustawienia i zachowanie interfejsu

• Overlay przy działaniach zapisu zapobiega wielokrotnym kliknięciom.
• Sortowanie i filtry mogą być zapamiętywane w przeglądarce (komfort pracy).

FAQ i rozwiązywanie problemów

Nie zapisuje się status/notatka/historia – sprawdź uprawnienia zapisu w katalogach firmy (Zakup, Sprzedaz, Archiwum).

Brak pobierania z KSeF – sprawdź token i środowisko w Ustawienia → KSeF oraz dostępność DEMO/TEST.

FTP jest niebezpieczny – włącz FTPS/SFTP na serwerze.

Masz pytania lub potrzebujesz pomocy? Zadzwoń: +48 61 307 40 00 lub napisz przez formularz: intuiti.pl/kontakt/.