FAQ – akceptujfaktury.pl
Czym jest akceptujfaktury.pl?
akceptujfaktury.pl jest w pełni zintegrowany z programem Symfonia Finanse i Księgowość i częścią rozwiązania Intuiti Integrator KSeF & JPK do Symfonii. To moduł webowy pełniący rolę panelu akceptacji kosztów – uruchamiany wtedy, gdy jest potrzebny w Twojej organizacji.
Aplikacja desktopowa Intuiti Integrator KSeF & JPK pobiera dokumenty z KSeF i umieszcza je na serwerze FTP/FTPS/SFTP organizacji w katalogu odpowiadającym danemu NIP. Dzięki akceptujfaktury.pl właściciel lub uprawniony użytkownik ma wgląd do faktur i może nadać im statusy (np. zaakceptowano / odrzucono / do wyjaśnienia), aby poinformować księgowość/biuro rachunkowe o zasadności kosztu.
Nadany status jest widoczny w Intuiti Integrator KSeF, co umożliwia sprawne zaksięgowanie dokumentu w Symfonii FK.
Dla kogo jest to rozwiązanie?
akceptujfaktury.pl zostało zaprojektowane z myślą o użytkownikach Symfonia Finanse i Księgowość, biurach rachunkowych oraz firmach, w których potrzebna jest szybka i prosta akceptacja faktur kosztowych – bez konieczności wdrażania złożonych systemów obiegu dokumentów.
System umożliwia łatwe zaakceptowanie lub odrzucenie faktury przed jej zaksięgowaniem, co pozwala zachować pełną kontrolę nad kosztami oraz uniknąć błędnych zapisów w księgach.
To rozwiązanie idealne tam, gdzie liczy się prostota, szybkość działania i efektywna wymiana informacji pomiędzy osobą decyzyjną a księgowością – bez potrzeby przesyłania papierowych dokumentów lub długich mailowych uzgodnień.
Czy mogę wysyłać faktury do KSeF?
Nie. Aplikacja akceptujfaktury.pl oraz Intuiti Integrator KSeF do Symfonii umożliwiają wyłącznie pobieranie faktur z KSeF, które zostały wcześniej tam umieszczone.
System ten służy do pobierania, przeglądania oraz poprawnego księgowania dokumentów sprzedaży i zakupów pochodzących z Krajowego Systemu e-Faktur.
Do wysyłania faktur do KSeF używa się innych narzędzi sprzedażowych, takich jak Symfonia eBiuro, Fakturownia.pl, inFakt.pl, SzybkaFaktura.pl i inne systemy wystawiające faktury elektroniczne.
Czy wymaga instalacji po stronie użytkownika?
akceptujfaktury.pl działa w przeglądarce (moduł webowy). Nie wymaga instalacji po stronie użytkownika – wystarczy dostęp do Internetu oraz skonfigurowany Integrator, który pobiera faktury z KSeF i umieszcza je na serwerze.
Instalacji po stronie użytkownika wymaga natomiast aplikacja Intuiti Integrator KSeF do Symfonii, która odpowiada za komunikację z KSeF, pobieranie dokumentów i ich synchronizację oraz zaksięgowanie w Symfonii FK. Program można pobrać ze strony: https://intuiti.pl/integrator-ksef/.
Czy serwis akceptujfaktury.pl pobiera faktury z KSeF?
Obecnie nie. Pobieranie faktur z KSeF realizuje oprogramowanie instalowane na stanowisku – Intuiti Integrator KSeF do Symfonii, które równocześnie integruje się z systemem Symfonia Finanse i Księgowość.
Aplikacja Intuiti Integrator KSeF współpracuje z serwisem akceptujfaktury.pl i przekazuje faktury pobrane z KSeF na serwer FTP/FTPS/SFTP, aby mogły zostać zaakceptowane w webowym panelu akceptujfaktury.pl.
W przyszłości planowane jest rozszerzenie funkcjonalności serwisu akceptujfaktury.pl o możliwość bezpośredniego pobierania faktur z KSeF, jeśli pojawi się takie zapotrzebowanie ze strony Klientów.
Więcej informacji o aplikacji Integrator znajdziesz na stronie: https://intuiti.pl/integrator-ksef/ .
Czy mogę samodzielnie dodać lub zmienić treść statusów dokumentów?
Obecnie nie. W aktualnej wersji serwisu statusy dokumentów są stałe i nie podlegają edycji przez użytkownika.
W planach jest wprowadzenie możliwości modyfikacji oraz dodawania własnych statusów, aby lepiej dopasować proces akceptacji do indywidualnych potrzeb organizacji.
Jakie protokoły transmisji są obsługiwane i które zalecacie?
System akceptujfaktury.pl obsługuje trzy podstawowe protokoły komunikacji z serwerem:
- FTP – połączenie nieszyfrowane, zalecane wyłącznie do testów lub środowisk zamkniętych (np. lokalnych).
- FTPS (TLS) – klasyczny protokół FTP zabezpieczony certyfikatem TLS/SSL, używany w większości hostingów komercyjnych.
- SFTP (SSH-2) – bezpieczne połączenie w tunelu SSH, korzystające z pojedynczego portu. To rekomendowany standard w środowisku produkcyjnym.
W środowiskach produkcyjnych rekomendujemy SFTP lub FTPS, zapewniające pełne szyfrowanie transmisji i ochronę danych logowania. Z nieszyfrowanego FTP należy zrezygnować.
Dokładny opis konfiguracji połączeń, przykłady i zrzuty ekranu znajdziesz w instrukcji konfiguracji akceptujfaktury.pl .
Jak zabezpieczane są dane logowania i transmisja?
- Poświadczenia przechowywane po stronie serwera aplikacji, z zasadą minimalizacji dostępu.
- Brak logowania haseł w dziennikach; zalecane sejfy haseł/zmienne środowiskowe.
- Szyfrowane kanały: SFTP/SSH-2 lub FTPS/TLS 1.2+.
- Możliwość whitelisty IP oraz regularnej rotacji haseł.
Czy mogę logować się kluczem SSH zamiast hasłem?
Obecnie nie — w tej wersji interfejsu logowanie do SFTP odbywa się loginem i hasłem. Wymagania dot. logowania kluczem możemy zrealizować w ramach aktualizacji/wdrożenia (na życzenie).
Dla wysokiego poziomu bezpieczeństwa rekomendujemy: SFTP/FTPS, silne hasła, whitelistę IP oraz konta serwisowe o minimalnych uprawnieniach.
Czy muszę trzymać faktury na serwerze FTP cały czas?
Nie. Faktury możesz przechowywać na serwerze tylko tak długo, jak jest to potrzebne do pracy lub weryfikacji.
Wszystkie dokumenty pobrane z KSeF są bezpiecznie przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur i mogą być w każdej chwili ponownie pobrane.
Nie ma potrzeby ich dublowania ani tworzenia lokalnych kopii zapasowych. Statusy faktur możesz natomiast archiwizować za pomocą osobnej aplikacji do wymiany plików FTP.
Jak przebiega wdrożenie w praktyce?
Konfigurujemy Integrator (pobieranie z KSeF), dostęp do serwera (FTP/FTPS/SFTP), mapowanie firm po NIP, role użytkowników i test pełnego obiegu: pobranie → wgląd → status → Integrator → księgowanie w Symfonii FK.
Czy moduł wymaga osobnej licencji?
Nie. akceptujfaktury.pl to element pakietu Intuiti Integrator KSeF & JPK do Symfonii i jest aktywowany wraz z wdrożeniem Integratora.
Czy pomagacie skonfigurować serwer FTP/FTPS/SFTP u Klienta?
Tak — oferujemy wsparcie konsultacyjne i wdrożeniowe przy konfiguracji serwera po stronie Klienta (konta, prawa dostępu, struktura katalogów po NIP, testy połączeń).
Zalecenie: główną konfigurację najlepiej realizuje obecny dział IT Klienta — gwarantuje to zgodność z politykami bezpieczeństwa i szybsze zarządzanie w przyszłości. My dostarczamy wytyczne i checklisty.
Jakie minimalne wymagania po stronie serwera?
- Dostęp SFTP lub FTPS (TLS 1.2+), dedykowane konto per organizacja/środowisko.
- Struktura katalogów z podziałem po NIP.
- Możliwość whitelisty IP oraz rotacji haseł.
Czy wspieracie rónież IT w ramach wdrożenia?
Tak — oferujemy wsparcie konsultacyjne i wdrożeniowe przy konfiguracji serwera również dla zespołów IT (konta, prawa dostępu, struktura katalogów po NIP, testy połączeń).
Zalecenie: główną konfigurację najlepiej realizuje obecny dział IT Klienta — gwarantuje to zgodność z politykami bezpieczeństwa i szybsze zarządzanie w przyszłości. My dostarczamy wytyczne i checklisty.
Jaki jest koszt wsparcia technicznego?
Koszt wsparcia technicznego to 275,00 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę czasu pracy konsultanta.
UWAGA: Instalacja i konfiguracja aplikacji desktopowej Intuiti Integrator KSeF do Symfonii wykonywany jest w ramach zakupionej subskrypcji
Ilość godzin w ramach subskrypcji wynosi: 2 rbg